Lorsqu'on aménage des bureaux, il est essentiel de mettre à la disposition des collaborateurs comme des clients d'un lieu où des événements importants peuvent se tenir. Il peut s'agir de :
- Conférence
- Team building
- Séminaire
- Formation
- Réunion avec les clients
La salle de conférence, où se tiennent ces événements, est un lieu essentiel pour des bureaux performants. On peut noter que moins la salle est adaptée et moins les événements peuvent s'y tenir comme prévu. Alors, qu'est-ce qu'une salle de conférence optimale et comment l'aménager pour répondre aux besoins d'une entreprise moderne ? Essayons d'y répondre. Mais avant tout, il est indispensable de se poser des questions essentielles.
- Qu'est-ce qu'une salle de conférence moderne et à quoi sert-elle ?
- Comment l'aménager ?
- Qu'est-ce qu'il ne faut pas faire ?
Une fois qu'on aura répondu à ces questions, on pourra avoir une idée de comment optimiser la salle de conférence pour la rendre fonctionnelle.
Qu'est-ce qu'une salle de conférence moderne et à quoi sert-elle ?
La salle de conférence moderne est un lieu qui permet d'accueillir des réunions professionnelles, des séminaires, des formations, des présentations de produits ou des réunions de clients.Les bains thermaux de PragueQuels sont les équipements indispensables dans une salle de conférence ?
Les salles de conférence sont des endroits clés dans les entreprises modernes. C'est là que les nouvelles idées naissent et s'échangent. Ce sont aussi des lieux où les contrats se signent et où les nouveaux projets voient le jour. Il est donc important qu'une salle de conférence soit équipée pour pouvoir faire face à des enjeux importants. Afin de continuer à inspirer les collaborateurs et leur mettre dans un état d'esprit évoquant la productivité, différents éléments modernes doivent être présents dans une salle de conférence.
- Le mobilier. C'est un élément essentiel de la salle de conférence. Même dans les salles modernes, la grande table centrale est toujours présente. Elle donne un côté convivial à la pièce. Néanmoins, un arrangement atypique avec des tables en U ou en V change un peu et donne une salle de réunion originale. Des chaises confortables viennent compléter l'ensemble.
- Pour donner un aspect moderne à l'espace, une excellente connexion internet. Il est inutile de préciser l'importance d'internet pour la recherche, la confirmation d'idées et la vérification de données dans le monde d'aujourd'hui. Toutes les entreprises doivent avoir un accès rapide à la toile et le besoin d'équiper une bonne salle de réunion de tous les outils informatiques innovants est une évidence.
- Les participants à un séminaire ou une conférence ont besoin de supports visuels pour illustrer leurs présentations. Des vidéoprojecteurs et des écrans de protection sont des éléments essentiels d'une salle de conférence. Il est évident qu'un tel équipement doit être du dernier cri et soit équipé de télécommande pour permettre de le contrôler à distance.
- Un équipement téléphonique moderne permettant, grâce à une pieuvre téléphonique, à tous les participants d'interagir avec les correspondants extérieurs lors d'un événement spécifique.
- Des prises électriques à portée de tout le monde pour éviter les rallonges qui se croisent.
Le choix des fournitures doit être guidé par les besoins spécifiques de votre entreprise
Il est important de savoir à quoi va servir une salle de réunion avant de l'équiper. Toutes les fournitures doivent répondre à des besoins réels. Il est inutile d'équiper une salle en fournitures qui ne serviront jamais ou de manque d'équipements pour un événement qui en a le besoin.
Quelles sont les tendances actuelles en termes d'aménagement de salle de conférence ?
Une étude après la covid a établi que le principe de la réunion a changé. Alors qu'un employé passait un tiers de son temps en réunions, dont 31% étaient jugées inutiles, le concept même de la réunion est repensé. On estime à présent qu'il est important de laisser plus de liberté aux collaborateurs pour qu'ils aient plus de créativité. La réunion numérique, qui a été une solution de rechange lorsque les gens étaient confinés, s'est relevée être une bonne solution pour la productivité dans de nombreux secteurs. La mobilité a imposé des changements radicaux dans la manière de concevoir les espaces de réunions. Il n'est plus question de réunir tous les collaborateurs dans une seule salle périodiquement. On a découvert que des espaces au design minimaliste avec plus de technologie plutôt que de tables sont plus performants. Des espaces modulables et du mobilier de location en fonction des besoins permettent aux entreprises de faire des économies sur l'espace de bureaux en location. Une entreprise ayant des bureaux à Paris peut se permettre d'avoir un espace réduit, car ses collaborateurs ne sont pas obligés de monter à Paris pour des réunions, mais peuvent travailler de n'importe où en France. Suivre les tendances peut aider à créer une salle de conférence attrayante et fonctionnelle
Quels sont les critères à prendre en compte pour l'aménagement d'une salle de conférence ?
Si on considère l'aménagement d'une salle de réunion traditionnelle à la place des salles modernes où une partie du travail se fait de manière virtuelle, il y a des critères à prendre en compte.
- La taille de la salle. Une salle de réunion doit être assez grande pour pouvoir respecter l'espace vital de chacun.
- Le nombre de participants aux réunions est aussi essentiel avant d'aménager l'espace.
- Quel type de réunions va accueillir la salle ? L'équipement et les fournitures vont dépendre des besoins des réunions.
La prise en compte de ces critères permettra de créer une salle de conférence adaptée aux besoins de l'entreprise.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de l'aménagement d'une salle de conférence ?
Les principales erreurs commises lors de l'aménagement d'une salle de conférence dans une entreprise viennent d'une mauvaise conception du principe de la salle de réunion. On a tendance à oublier qu'une salle de conférence doit être fonctionnelle.
- Le confort est un critère indispensable puisqu'une réunion dure en moyenne une heure. Un mobilier qui met les collaborateurs à l'aise pour échanger des idées joue sur la productivité.
- L'acoustique est un élément à considérer pour assurer la confidentialité des réunions.
- La technologie a envahi les différents domaines de l'entreprise et il est essentiel d'en tenir compte dans le choix de l'équipement d'une salle de réunion idéale.
- L'esthétique de la salle doit être représentative des idéaux de l'entreprise.
L'aménagement d'une salle de conférence doit tenir en compte les éléments essentiels de la technologie, du confort des collaborateurs et des tendances actuelles du principe des réunions d'entreprises. Une excellente planification est nécessaire pour aménager un espace propice à la créativité et la productivité d'une entreprise moderne. La salle d'une entreprise du XXIᵉ siècle doit refléter la modernité, de même que le concept innovant d'un milieu dynamique. Ces conseils doivent être un atout pour des entrepreneurs intéressés à établir un espace où l'ambiance invite à la concentration et la créativité.
