La fiche de paie numérique a conquis bon nombre de salariés depuis quelques années. La dématérialisation des documents de travail est au cœur d'une gestion d'entreprise moderne. Un employeur a tout intérêt à troquer le format papier contre une version électronique du bulletin de salaire. Que dit la loi à ce sujet ? On vous l'explique !
C'est quoi les bulletins de paie en version numérique ?
Si l'on entend parler d'une fiche de paie numérique, on ne comprend pas toujours ce que cela représente pour une entreprise et ses salariés. Aussi appelés bulletins de paie électroniques, ces documents font partie d'une gestion simplifiée qui entre dans le cadre d'une dématérialisation. Cela veut tout simplement dire que l'employeur a décidé d'instaurer un nouveau système en passant du bulletin de salaire en format papier à une version informatisée.
Le salarié reçoit comme à son habitude ses fiches de paie, mais en ligne par le biais d'un coffre numérique. Ce mode de distribution des bulletins est fonctionnel et sécurisé pour l'ensemble des collaborateurs (employé, service RH, etc.).
Quelle obligation pour un dirigeant concernant la fiche de paie numérique ?
Si la solution d'un bulletin de paie numérique est idéale pour une entreprise, la démarche n'est soumise à aucune obligation vis-à-vis de la loi. Un employeur a donc le choix de fournir des fiches de paie physique ou électronique.
Il appartient à chaque structure de décider de la gestion de ce type de documents du moment que les salariés reçoivent leurs bulletins de salaire en temps et en heure (en sachant que le salarié peut stipuler par écrit qu'il souhaite obtenir le document original en main propre si le système de délivrance se fait électroniquement).
Il faut savoir toutefois que la majeure partie des sociétés s'est mise à la dématérialisation des bulletins, quel que soit le secteur professionnel, car celle-ci offre des bénéfices recensés en termes de gain de temps et d'argent.
Quels sont les avantages du bulletin de paie numérique ?
Ce n'est pas par hasard que les sociétés se tournent de plus en plus vers la dématérialisation de leurs documents. De manière totale ou partielle, passer du format d'origine aux versions numérisées donne un certain nombre d'avantages non négligeables pour l'entreprise et les salariés :
- Générer une fiche de paie électronique permet aux services concernés d'économiser sur l'achat de consommables comme l'encre des imprimantes, les enveloppes, les timbres, etc.
- Un bulletin de salaire numérique est plus rapide à être émis et évite les tâches à répétition (impression, distribution, etc.).
- La conservation des bulletins de paie est plus efficace puisqu'elle s'effectue sur des serveurs en ligne sécurisés (coffre fort numérique) et prend donc moins de place en comparaison d'un archivage physique des pièces administratives.
- L'accès aux fiches de paie est optimisé pour un salarié. Toutes ses informations sont regroupées dans un seul espace personnel et il a même l'avantage de pouvoir mettre à jour certaines données (changement de son lieu de domicile ou de son mobile, etc.).
- On nomme aussi la diminution du risque de perte des bulletins par rapport à une feuille égarée très facilement.
Quelles données un salarié voit sur une fiche de paie numérique ?
Si la loi n'oblige pas les entreprises à fournir une fiche de paie numérique à ses salariés, il n'empêche que l'employeur doit respecter la concordance des informations qui y figurent :
- Les bulletins de paie ont des valeurs juridiques et doivent être conformes à la législation : le nom, l'adresse, le numéro de siret, le code APE/NAF de la société doivent apparaître sur le document.
- Pour le salarié, l'identification est plus détaillée avec : n° de sécurité sociale, fonction occupée sur le poste, date de début du contrat de travail et ancienneté (en plus des infos classiques susmentionnées).
- Les données financières se déclinent en salaire brut et net à payer (en reprenant d'autres montants comme la base salariale, les primes et les congés payés).
- Sont indiquées également les cotisations sociales et retenues sur rémunération (ticket-restaurant, avantages en nature, mutuelle).
- Enfin, la mention de l'impôt sur le revenu est inscrite à la fin des bulletins de paie.
Où trouver ses fiches de paie en ligne ?
La solution du bulletin de paie électronique requiert une mise en place informatisée à l'interne. Pour aider les entreprises à migrer vers la dématérialisation, le gouvernement a créé une plateforme : le Compte Personnel d'Activité (CPA). Ce coffre fort fiche de paie est un endroit où le salarié visionne ses bulletins de paie aisément.
Il revient à l'employeur de lui communiquer des codes d'accès avec une garantie sécuritaire de toutes les informations stockées. Il est essentiel notamment de souligner que les documents sont disponibles pour une durée fixée à 50 ans (la plupart du temps).
En cas de fermeture de la structure, les bulletins peuvent être récupérés avec l'intervalle nécessaire alloué aux employés. N'oublions pas qu'une archive électronique ou matérielle est indispensable pour le dossier de la retraite.
