La conformité RGPD est un critère important pour les entreprises. Elle concerne le respect des normes en matière d'administration et de protection des données à caractère personnel au sein de la société. Lesdites données peuvent appartenir aux partenaires ou aux employés. Cette opération est jugée comme importante parce qu'elle permet de renforcer la confiance de la clientèle et de favoriser, par conséquent, les activités ainsi que la productivité. L'examen réalisé à cet effet sert, ainsi, d’outil d’amélioration continue en permettant à l’entreprise concernée d’aligner ses pratiques aux évolutions technologiques et aux obligations légales.
Qu'est-ce qu'un audit RGPD ?
L’audit RGPD est un processus d’évaluation des techniques de gestion des données personnelles des parties prenantes aux activités de l'entreprise, à savoir les employés, les clients et les partenaires. Elle vise à déterminer sa conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les politiques, les outils, les procédures et les mesures sont concernés par cette évaluation. En France, cette opération est supervisée par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ou CNIL, qui a également le pouvoir de sanctionner le non-respect des règles applicables dans le domaine.
Un audit RGPD évalue la conformité.
Le contrôle vérifie comment l'entreprise gère les données à caractère personnel qui lui sont confiées. Les techniques d’organisation concernées par une telle vérification portent autant sur la collecte, la manipulation, le stockage que le partage des données. Les évaluations réalisées se concentrent sur différentes phases de l’administration de ces infos. Elles commencent à se réaliser sur les méthodes appliquées afin d’obtenir le consentement des individus concernés, les techniques de stockage des infos, la gestion des accès et les techniques de partage et de transfert des données. Les pratiques internes comme les politiques de confidentialité, les clauses de protection des données et la conduite des violations des données sont notamment analysées durant la vérification afin de savoir si elles s’alignent aux exigences de la réglementation. Ainsi, la sécurité des données et les moyens de sécurisation sont principalement évalués à cet effet.
Comment réaliser un audit RGPD ?
Un audit RGPD est surtout un processus d’évaluation où les techniques de gestion et les traitements des données personnelles au sein d’une entreprise sont analysés pour s’assurer de leur conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (ou RGPD). Il procède surtout par la vérification de la conformité réglementaire des pratiques par rapport aux normes établies et le respect des droits des individus. Mis à part cela, cette opération analyse les risques associés aux habitudes de manipulation des renseignements au sein de la société en question. Elle repose donc sur une documentation complète en la matière. Une formation des employés doit, par ailleurs, être réalisée pour mener à bien l’inspection.
Un audit RGPD nécessite une approche structurée.
L’opération doit toujours commencer par l’identification des renseignements personnels collectés et traités. Il peut s’agir des noms, des numéros de téléphone, des identifiants, des adresses, des adresses e-mail ou des chiffres de différents individus. Un plan du flux de données au sein de la société permet également de savoir comment elles circulent. Cette cartographie aide surtout à cerner leur recueil, leur stockage, leur manipulation et leur partage. Ce n’est qu’après cela que les risques associés aux traitements des renseignements sont évalués. Cette évaluation aide à mettre en place les pratiques opportunes pour assurer la conformité RGPD.
Quels sont les objectifs d'un audit RGPD ?
Afin d’assurer la conformité RGPD de l’organisation, l’inspection tend, tout d’abord, à vérifier la conformité des techniques de celle-ci pour identifier les non-conformités. Il vérifie le respect du RGPD, des autorisations des individus et le respect des principes de transparence concernant les traitements des renseignements des personnes en question. Cette opération lui permettra de renforcer sa sécurité en améliorant ses pratiques internes. Il est à noter que cette conformité est cruciale, parce qu'elle a directement un impact sur les activités de la société en favorisant la confiance de la clientèle.
Un audit RGPD vise à garantir la conformité.
Ce contrôle vise principalement à garantir la conformité aux exigences légales en matière d’administration des données à caractère personnel. Il a pour objectif de garantir le respect des spécifications de la réglementation générale sur la collecte, au stockage ou la manipulation et au partage de ces informations. Sa réalisation permet, en outre, d’identifier les lacunes en la matière pour maximiser la sécurisation des infos des individus. Ainsi, en cas de non-conformité ou de faille, le contrôle aide à les identifier pour pouvoir mettre en place des rectifications adéquates. Ce type d’évaluation aide, en dehors de cela, l’organisation à se préparer pour les éventuelles inspections et enquêtes afin d’éviter les sanctions de la CNIL, qui peuvent varier selon la situation. Des amendes, des mises en demeure et des ordres de cessation de traitement ou des mesures correctives sont encourues.
Quelles sont les étapes d'un audit RGPD ?
Le contrôle doit être préalablement planifié. Cela implique la définition des objectifs poursuivis dans le cadre de l’opération. Collectez, ensuite, les renseignements sur les pratiques actuelles de la société en matière de protection des données personnelles de ses collaborateurs, partenaires et clients. Il se termine par la rédaction d’un compte rendu selon les résultats de l’opération.
Un audit RGPD suit un processus en plusieurs étapes.
Voici les différentes phases de l’examen :
- La définition des objectifs des vérifications réalisées
- L’identification des parties prenantes à l’opération (DPO, services juridiques, responsable IT, etc.)
- Le rassemblement de tous les documents concernant l’administration des données à caractère personnel pouvant servir
- L’identification de tous les renseignements personnels collectés par la société.
- Le dressage du flux des données, allant de leur recueil à leur partage ou leur suppression.
- L’examen de la validité des pratiques de traitement des données (existence de consentement, intérêt légitime, respect des obligations légales, etc.)
- L’inspection de la mise en œuvre des autorisations des personnes concernées (accès, suppression, rectification, etc.)
- La vérification de l’effectivité de l’information des personnes sur les différentes stratégies de manipulation de leurs données.
- L’examen du dispositif de sécurité mis en place pour protéger ces infos
- La vérification de l’existence de techniques efficaces pour la gestion des violations ou des cas de fuite.
- L’examen de la conformité des pratiques des sous-traitants aux normes
- Le dressage d’un compte rendu
- La proposition de recommandations si nécessaire.
- La mise en place des solutions adéquates
Réaliser régulièrement un audit RGPD garantit la conformité des pratiques d’une entreprise aux règlements et normes en vigueur en matière d’administration des données à caractère personnel des collaborateurs et des partenaires. Il aide à optimiser la gestion ainsi que la sécurisation de ces infos. Le contrôle est important parce qu’il renforce la confiance de la clientèle et des collaborateurs, tout en améliorant la réputation de l’organisation et en évitant les sanctions de la CNIL.
