Dans une entreprise, la motivation est un levier important afin d'assurer la cohésion d'un groupe. Le moyen le plus simple pour y parvenir est la réunion d'équipe. Organiser une réunion d'équipe implique une préparation méthodique tant de la part de l'animateur que des autres participants.
Quels sont les objectifs d'une réunion d'équipe ?
Pour bien réussir une réunion d'équipe, il est important d'établir les différents objectifs.
- Créer des synergies - La réunion d'équipe a pour premier objectif de créer des synergies entre les collaborateurs.
- Prendre les décisions - La réunion d'équipe sert aussi à permettre une meilleure prise de décision au sein de l'entreprise.
- Assumer la gestion de l'entreprise au quotidien - Une gestion efficace de la société demande que toute l'équipe soit impliquée dans les décisions et puisse collaborer de manière à partager leur expertise et leur expérience.
- La transmission d'information - Au cours d'une réunion d'équipe, les différents participants ont la possibilité de mettre tous les collaborateurs au courant de l'état de leur travail. Elle permet un véritable échange d'idées pour une meilleure collaboration.
- Renforcer l'engagement et le travail d'équipe - Les réunions permettent de raviver le travail d'équipe et l'engagement des collaborateurs au sein de leur entreprise.
- Renforcer le leadership - Des réunions d'équipe régulières renforcent l'autorité de la direction. En ayant la possibilité de discuter régulièrement avec ses équipes, le chef d'entreprise montre qu'il a la situation en main et est à l'écoute de ses collaborateurs. Ce qui aide à renouer la confiance de ses collaborateurs en ses capacités de leadership.
Il est indispensable, pour tout entrepreneur, de bien préparer une réunion d'équipe. Il lui doit, de prime abord, en définir les objectifs et être en mesure de les exposer aux participants. Toute la réussite de sa présentation réside en son habileté à capter l'attention des participants tout au long de son exposé. Il doit, en outre, être à l'écoute des suggestions des participants et leur donner l'opportunité de bien exposer leurs idées. La réunion doit être un lieu d'échange d'idées et non un monologue. Afin de bien préparer sa réunion, l'animateur doit se poser des questions pertinentes qui décideront de son orientation et de sa réussite.
- Quel sont les buts de cette réunion ?
- À l'issue de la réunion, quelles sont les attentes du chef d'entreprise ?
- Est-ce que cette réunion n'est que la première d'une série d'autres réunions quotidiennes ou hebdomadaire ?
- Quel type de réunion préférer ? En présentiel ou en différentiel ?
Qu'est-ce qu'une réunion d équipe ?
Les avis sont partagés sur les réunions d'équipe. Certains leur reprochent de faire perdre leurs temps aux participants et de n'aboutir à rien de concret. Ce point de vue peut se comprendre dans les cas où les sociétés sont victimes de "réunionite", ce besoin d'enchainer les réunions sans but précis qui n'aboutissent à rien. Pour éviter ce syndrome, il est important de bien préparer ses réunions et d'en fixer des objectifs clairs. La présentation, elle-même, doit être faite dans le but de captiver l'audience et de lui imposer une direction. Elle doit être une occasion, pour tous les participants, de partager leurs opinions, d'apporter des solutions aux problèmes de la société et de prendre des décisions majeures importantes a sa bonne marche. Avant d'organiser une réunion d'équipe, l'entrepreneur doit se demander si c'est la bonne solution. Il existe, en effet, d'autres moyens, moins contraignant, pour discuter avec les bonnes personnes des problèmes de la société. Par exemple, les conférences téléphoniques ou par visio ou alors, les entretiens personnels suivis de l'envoi de courriels. Ce sont, là, des moyens très efficaces qui ont l'avantage de n'impliquer que ceux concernés par l'ordre du jour. Si toutefois, la réunion est inévitable, l'animateur doit bien la préparer et l'encadrer. Une mauvaise préparation peut entrainer un relâchement de l'attention des participants avec à la fin une réunion qui n'aboutit à rien de bien concret. La préparation d'une réunion d'équipe réussie, implique de suivre les étapes nécessaires :
- Définir des objectifs clairs qui sont communiqués aux participants.
- Un ordre du jour contenant des points importants à être évoqués lors de la réunion.
- Un bon choix des participants afin d'éviter de perdre le temps d'autres collaborateurs dont peu concernés par les points importants de l'ordre du jour. À noter qu'une telle situation amènera à une perte d'attention des participants et une réunion pour rien.
- Le lieu de la réunion est aussi important. Il est essentiel que le local choisi ait l'équipement nécessaire à une présentation. par exemple, un écran assez grand pour une projection, un éclairage adéquat et de quoi rendre l'exercice plus agréable pour tous ceux concernés.
- Veiller à ce que tous ceux qui participent à l'exercice aient la documentation nécessaire et en soient informés de l'heure et la date.
Lors de la réunion, l'animateur doit bien préciser le rôle de chacun, y compris le sien. Il doit énoncer les objectifs et les procédures à suivre. Un premier tour de table permettra d'entrer dans le vif du sujet et sera aussi une occasion pour ses équipiers de donner leur avis. Il devra, en outre, designer un secrétaire qui rédigera le procès-verbal et assurera le suivi des décisions. La réussite de la réunion dépendra de sa préparation et du suivi qui sera fait.
