Organiser un événement d'entreprise en plein air, c'est une belle occasion de renforcer les liens entre collègues, d'encourager les échanges et de mettre en valeur l'image de l'entreprise. Ce format séduit un nombre croissant d'entreprises, utilisées pour des séminaires, des activités de team building ou des lancements de produit. Pour en faire une réussite, certains aspects doivent être pensés à l'avance : les obligations réglementaires, le choix du lieu, les animations, la logistique et la communication.
Connaître les règles et démarches réglementaires
Avant toute chose, il faut respecter les obligations légales liées à l'organisation événementielle en extérieur. Si l'événement se déroule dans un espace public (parc municipal, place, rue…), une autorisation d'occupation temporaire doit être obtenue. Cette demande s'effectue en mairie ou en préfecture et peut exiger un dossier complet : plans, dispositifs de sécurité, assurance responsabilité civile, etc.
Dans certains cas, notamment pour un séminaire d'entreprise en pleine nature, un avis environnemental ou une autorisation spéciale peut être requis si le site est classé ou protégé. De plus, la législation sur les nuisances sonores impose de respecter des horaires précis et de ne pas dépasser certains seuils de décibels. L'ensemble de ces contraintes peut également impliquer le respect de la réglementation CTS, notamment en ce qui concerne les structures temporaires, les gradins ou les installations scéniques. En cas de manquement, l'événement peut être interrompu.
Les événements de grande ampleur (plus de 1 500 personnes) doivent être déclarés en préfecture avec des mesures de sécurité renforcées : agents de filtrage, barrières physiques, plans d'évacuation. Collaborer avec une agence événementielle spécialisée en plein air permet de s'assurer que tous ces points sont bien gérés, notamment dans les grandes villes comme Paris, Lyon ou Marseille où les contraintes sont plus strictes.
Choisir un lieu adapté à votre événement d'entreprise plein air
Le choix du lieu est fondamental pour garantir le confort des invités et la réussite des animations. Un bon lieu doit être facilement accessible, modulable et compatible avec vos objectifs : célébration, team building, formation, ou annonce institutionnelle. Plusieurs sites conviennent parfaitement à l'organisation d'événements professionnels en extérieur, parmi lesquels :
- Des domaines viticoles ou châteaux pour les séminaires premium
- Des rooftops urbains pour un cocktail afterwork
- Des parcs privés ou jardins pour les ateliers bien-être
- Des plages ou bords de lac pour les expériences immersives
Les lieux pour séminaires outdoors à Paris, Lyon, Marseille proposent souvent des infrastructures déjà adaptées : alimentation électrique, sanitaires, mobilier, tentes. Néanmoins, si vous optez pour un lieu atypique, il faudra souvent recourir à la location de matériel événementiel plein air pour garantir le confort (barnums, planchers, groupes électrogènes, etc.).
Pensez aussi à vérifier la capacité d'accueil, les conditions d'accès pour les personnes à mobilité réduite, la présence de parking et la possibilité d'installer une signalétique personnalisée. La réussite d'un événement d'entreprise en plein air repose d'abord sur le choix du lieu et la qualité de la préparation.
Prévoir des activités engageantes et fédératrices
Le plein air ouvre un large éventail d'idées d'activités pour un séminaire outdoor. Il ne s'agit pas simplement de divertir, mais aussi de renforcer les liens entre les collaborateurs, de stimuler la créativité et de favoriser une culture d'entreprise vivante. Voici quelques formats qui fonctionnent bien :
- Activités de team building en pleine nature : construction d'un radeau, courses d'orientation, défis en équipe
- Ateliers bien-être : yoga matinal, méditation guidée, sophrologie, stretching collectif
- Expériences immersives en plein air pour entreprises : escape games géants, quiz interactifs géolocalisés, jeux de rôle thématiques
- Animations culturelles ou gustatives : dégustation de produits locaux, ateliers œnologiques, fresques collaboratives
Ces activités doivent être cohérentes avec les valeurs de l'entreprise, accessibles à tous et adaptées au public visé. Dans le cas d'un séminaire d'entreprise en pleine nature, elles peuvent même être conçues pour sensibiliser les équipes à l'environnement (tri des déchets, éco-challenges, atelier RSE).
Les événements d'entreprise écoresponsables valorisent particulièrement les activités respectueuses de l'environnement et favorisent une dynamique plus engagée. L'originalité et la participation active sont les clés de la réussite.
Anticiper la logistique et les besoins techniques
Organiser un événement d'entreprise plein air implique une logistique différente de celle d'un événement en intérieur. Il faut d'abord s'assurer que le lieu est alimenté en électricité ou prévoir des groupes électrogènes. Les besoins varient en fonction du programme : sonorisation, éclairage nocturne, vidéoprojection, stands ou animations numériques.
Pensez également à :
- La location de matériel événementiel plein air : tentes événementielles (exemples), mobilier, scènes, podiums, sanitaires mobiles, chauffages si nécessaire.
- L'aménagement de zones : accueil, animation, restauration, repos, circulation, espaces couverts.
- La signalétique claire et visible pour orienter les participants.
- La gestion des déchets avec des poubelles de tri et des sacs biodégradables.
Pour garantir la sécurité, équipez-vous d'extincteurs, balisez les accès d'urgence et formez votre équipe aux premiers secours. Une coordination avec les prestataires techniques est indispensable, ainsi qu'une présence continue d'un référent logistique sur place.
Dans certaines zones, surtout en ville, les conditions de voisinage imposent des limites horaires strictes. Faire appel à une agence événementielle experte dans les événements en extérieur permet d'aborder l'organisation avec plus de sérénité, tout en assurant le respect des règles en vigueur.
Communiquer efficacement avant, pendant et après
Un séminaire outdoor entreprise ou un team building en plein air a besoin d'une bonne communication pour mobiliser les participants. Avant l'événement, envoyez des invitations digitales bien conçues, créez une page web dédiée avec le programme, des visuels inspirants et les modalités pratiques. Pensez aux relances par e-mail ou sur les réseaux internes.
Pendant l'événement, misez sur l'interaction : écrans dynamiques, quiz en live, QR code pour recueillir des feedbacks, diffusion en direct sur les réseaux sociaux. Les événements d'entreprise plein air sont aussi très photogéniques : prévoyez un photobooth, un hashtag dédié, ou un drone pour filmer l'ambiance.
Après l'événement, envoyez un message de remerciement personnalisé, partagez les photos et vidéos, et demandez un retour via un court questionnaire. Une synthèse des meilleurs moments peut aussi servir à valoriser l'événement en interne ou sur LinkedIn.
La communication événementielle donne vie à votre projet, prolonge son impact et nourrit la fierté d'appartenance. Elle est aussi utile pour montrer à vos partenaires ou clients les engagements de l'entreprise, notamment si vous misez sur un événement d'entreprise écoresponsable.
