Un cahier des charges fonctionnel est un document incontournable dans la gestion d'un projet. Très présent dans le secteur informatique, il est aussi utilisé dans d'autres cas, comme la création d'un produit ou l'organisation d'un événement. C'est la feuille de route à suivre pour toutes les parties prenantes d'un projet. S'il est mal rédigé, cela va engendrer des problèmes, allant des coûts de réalisation jusqu'au produit fini. Cet article répond à toutes les questions relatives à un cahier des charges fonctionnel.
Définition du cahier des charges fonctionnel
Un cahier des charges fonctionnel est un document qui contient les besoins, les objectifs et les contraintes d'un projet. Il précise sans équivoque ce que le projet doit accomplir. Contrairement au cahier des charges techniques qui spécifie les moyens à utiliser, celui-ci n'entre pas dans les détails techniques. Pour résumer, le cahier des charges fonctionnel exprime le besoin et répond au "quoi" et le cahier des charges techniques détaille la manière d'y répondre, c'est-à-dire, le "comment".
Pour détailler, il décrit les fonctionnalités attendues, les besoins des utilisateurs, les limites du projet (budget, délais, ressources) et les critères de validation. Il doit être clair, précis et accessible.
Quand rédiger un cahier des charges ?
Le cahier des charges fonctionnel doit être rédigé après la collecte des besoins, avant le démarrage du projet et avant la conception.
- Après avoir recueilli tous les besoins : il englobe tous les besoins exprimés par les bénéficiaires du projet.
- Avant de commencer le projet : c'est pendant l'étape de cadrage, juste avant de passer à la conception.
- En début de la phase de planification : le cahier sert de base pour la mise en place des ressources et des objectifs.
- Avant l'étape de la conception : il sera le T0 pour toutes les étapes à venir.
Ce timing doit être respecté, car trop tôt, il risque d'être incomplet et trop tard, il va bloquer l'avancée du projet.
Quelles sont les étapes pour élaborer un bon cahier des charges ?
Évitez l'improvisation, rédiger un cahier des charges doit suivre des étapes bien définies :
- Présenter le projet : le document doit transcrire la présentation du projet avec sa raison d'être, ses objectifs et sa finalité.
- Identifier les besoins : c'est le cœur battant du cahier des charges et qui détaille les attentes réelles des utilisateurs.
- Cadrer les contraintes : mentionnez les informations, telles que le budget, les ressources humaines, les technologies existantes, les délais, la conformité légale. Toutes ces contraintes doivent être listées pour éviter les mauvaises surprises.
- Fixer les délais : un calendrier prévisionnel avec des jalons clairs est à mettre en place.
Comment présenter le contexte du projet ?
Dans cette partie, beaucoup de questions doivent être posées et répondues. Il faut commencer par la vision globale (problématique de départ, opportunité qui justifie le projet, objectif stratégique), ensuite situer le projet dans son environnement (organisation, structure, marché, concurrents, tendances…). Décrire l'historique et l'existant est aussi des éléments à présenter dans le contexte. Il faut aussi démontrer pourquoi ce projet s'aligne sur les missions de l'entreprise.
Quelle est la nécessité de spécifier les besoins ?
C'est à partir des besoins des utilisateurs que va être rédigé le contenu. Ici, il faut être très précis, il faut creuser chaque demande pour avoir un cahier des charges clair. Pour faire ressortir ces besoins, passez par les interviews, les questionnaires, les ateliers, etc.
Astuces pour rédiger efficacement un cahier des charges
Même si les besoins sont bien recueillis et bien précis, il faut quand même bien rédiger le cahier des charges. Pour cela, soyez précis, clair, sans utiliser de termes techniques inutiles. Si un langage simple peut définir les besoins, n'hésitez pas à l'utiliser. D'un autre côté, faites appel à tous les responsables (utilisateurs, responsables métiers, équipes techniques) pour lire le cahier et demander leurs retours dès le départ. Et surtout faites des révisions à chaque étape du projet pour rester toujours pertinents face à l'évolution des besoins.
Les erreurs à éviter lors de la rédaction
Les erreurs sont nombreuses, mais en les évitant, vous évitez les retards, les surcoûts et les insatisfactions des parties prenantes :
- Manque de précisions et de détails
- Oubli des contraintes
- Absence de la participation des parties prenantes
- Erreur dans la description (mise en avant du "comment" et non pas du "quoi)"
- Langage trop vague ou trop technique
- Objectifs irréalistes ou flous
- Absence de critères de validation
FAQ sur le cahier des charges
Certains éléments sont obscurs, notamment pour les novices, que ce soit sur la rédaction, sur le rôle du cahier des charges, sur son importance ou sur son contenu. Cette partie va répondre aux questions les plus posées.
Qu'est-ce qu'un cahier des charges techniques ?
C'est le document qui complète le cahier des charges fonctionnel. Il décrit les moyens techniques à mettre en œuvre (infrastructures, outils, langages, normes) pour répondre aux besoins définis. Il doit contenir les choix technologiques, l'architecture technique, les normes à respecter, les procédures de tests et les procédures de validation technique.
Qui rédige le cahier des charges ?
Il peut être rédigé par le chef de projet, le responsable métier, les utilisateurs finaux ou en collaboration avec un prestataire externe. Dans tous les cas, il doit être validé par les décideurs.
Quelles sont les obligations concernant le cahier des charges ?
Sur le plan légal, le cdc peut servir de base contractuelle. Il engage donc les parties prenantes, c'est-à-dire le client final, et peut être opposable en cas de litige.
Récapitulatif sur l'élaboration d'un cahier des charges
Pour mener à bien votre projet, il faut que votre cahier des charges fonctionnel soit impeccable. Ce dernier permet d'aligner les attentes et les exigences, de réduire les risques et de fluidifier la communication entre toutes les parties prenantes. Pour un bon cahier des charges, définissez clairement les objectifs et les besoins, fixez les contraintes et les délais et enfin, révisez régulièrement le contenu, car il doit évoluer au fur et à mesure que le projet avance. En respectant ces étapes, vous transformez un document parfois perçu comme une contrainte en véritable levier de réussite pour vos projets.
